實現「信箱歸零」策略 2：第 1 層斷捨離
對Inbox Zero感到好奇，透過5個步驟處理Email，不再被海量郵件淹沒：刪除或封存（Delete or Archive）、指派（Delegate）、回覆（Respond）、推遲（Defer）和動作（Do）。
一秒導覽
哈囉咪那桑👋
週末過的好嗎？我跑去迪卡儂買些新行頭，希望今年能安排多點健行之旅，花了僅剩的五倍卷，你咧？五倍卷買了什麼？花完了嗎？除了逛逛和採買，我也跑到河堤散散步，曬曬太陽真的讓晚上睡得比較好～
進入這週的主題吧！
「信箱歸零」Inbox Zero 的系列文來了！
什麼是「信箱歸零」？信箱歸零是一種主動整理收件匣的方法，找回整天被信箱通知分散的注意力，目的是終結 Email 拖延症，和擺脫雜亂無章又被塞爆的信箱。這是信箱歸零系列文第二篇，如果你剛訂閱此份電子報，非常歡迎你！可以先到這邊參考第一篇文章，稍微介紹我認識 Inbox Zero 的過程。
那，我們開始吧。
找出信箱髒亂的根源
首先進行信箱第 1 層斷捨離，使用 3 個步驟分類和剔除髒亂：
1. 取消訂閱已經連續三次未讀的電子報或新聞
主動整理信箱？
說真的，有需要知道所有店家的優惠資訊？減少折價誘惑，退訂各家電商平台電子報吧！說真的，如果你連續三次都沒讀那份超讚的新聞，相信你之後也不會讀的，大膽地按下取消訂閱吧！下一期的信箱歸零系列文會介紹 Gmail 標籤，標籤那些超讚電子報，把它們都收服在資聊夾裡，不用退追。
如果你是蘋果宇宙的使用者（Mac / iPhone...iPad），可以先參考這篇「電子報重度使用者的整理必殺技」，集中所有想訂閱的電子報。
2. 固定時間檢查信箱，限制處理時間
例如早上 10:00 打開信箱，設定處理時間為半小時，時間到，關閉信箱，做別的正事。理想的時間是早上一次，下午一次，下班之後不要再看信。
3. 更改電子郵件通知
設定只有檢查和處理時間有通知訊息，專心在限制的時間內處理郵件和回覆，全天候待機真的會身心俱疲。或是更狠一點，關閉所有桌面通知和手機通知。
處理郵件 5 個步驟
「信箱歸零」Inbox Zero 的提出者 Merlin Mann 在 2007 年 Google 演說 中提出一個重要概念「信箱不該是待辦清單」。
因此他整理出實現 Inbox Zero 的 5 個處理郵件的重要步驟，分別是刪除或封存（Delete or Archive）、指派（Delegate）、回應（Respond）、推遲（Defer）和動作（Do）。
1. 刪除或封存（Delete or Archive）
先檢視標題，再問自己兩個問題，這封郵件需要採取任何動作嗎？或是有任何內容需要再回來查看？如果不確定，再點進郵件裡瀏覽內容，確認內容，再自問一次這兩個問題，如果答案都是否定，就立刻刪除或封存這封郵件。
小訣竅： 你可以選擇刪除你的郵件，但自從看過 Randy Pausch 的時間管理演說，從後，我從不刪除任何 Email，聽聽他怎麼說。
2. 指派（Delegate）
你是處理這封郵件的正確人選嗎？還是其實是別人負責？請把這封郵件指派給正確的負責人，並交付清楚該做什麼具體的事、包含具體日期和具體時間。
想把事情做好，就不能對任務內容含糊不清。
If you want to get something done, you cannot be vague. - From “Time Management” by Randy Pausch
小訣竅： 如果你準確的知道誰能完成這項任務，不要把郵件同時轉傳給很多人，只要把信寄給一個人，甚至過分一點，你可以副本（CC）或是密件副本（BCC）給他的主管。
3. 回應（Respond）
盡你最快的速度回覆，用簡短的兩三行句子結束這封郵件。
使用 David Allen 的 GTD（Getting Things Done）兩分鐘法則，如果這件事情只花你兩分鐘，就立刻去做，不要再延遲和拖延。
4. 推遲（Defer）
你需要多久時間回覆這封信，超過兩分鐘？ 這封信需要附件資料？需要和別人討論？
當無法快速回覆，回覆內容涉及第三方，或必須仔細閱讀內容，推遲這封信，把郵件貼上標籤，貼上「繼續追蹤」（Follow-up）、「等待回覆」（Waiting）、「稍後閱讀」（Read-through）。
5. 動作（Do）
除了快速回覆之外，對你的 Email 動起來！郵件有各種內容，例如會議的日期、地點等，那就動起來，把它加到月曆；如果是一個提醒事項，那就動起來，歸到待辦清單。
結語
以上就是 Merlin Mann 提出的信箱歸零 Inbox Zero 基礎架構，這個概念已經出現超過 15 年，該如何應用到現在的科技，下週將會介紹給你把 Gmail 設置為 Inbox Zero 的方法。
Have a great week! 我們下週見！
Hu xx
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書籍 - K2峰：天堂之門與雪巴人的故事
書中試圖拼湊 2008 年 K2 雪崩意外的樣貌，作者多次訪談和實地走訪，瞭解高地登山者實際的生活，描繪他們對山的敬畏，對山的響往。
本週金句
自我才是最孤獨的荒野，而且永遠都在等你走到更深處。
From 沼澤女孩, by 迪莉婭．歐文斯