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實現 Inbox Zero 的策略 2:第 1 層斷捨離

對Inbox Zero感到好奇,透過5個步驟處理Email,不再被海量郵件淹沒:刪除或封存(Delete or Archive)、指派(Delegate)、回覆(Respond)、推遲(Defer)和動作(Do)。

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哈囉咪那桑👋

週末過的好嗎?

我跑去迪卡儂買些新行頭,希望今年能安排多點健行之旅,花了僅剩的五倍卷,你咧?五倍卷買了什麼?花完了嗎?

除了逛逛和採買,我也跑到河堤散散步,曬曬太陽真的讓晚上睡得比較好~

進入這週的主題吧,Inbox Zero 的系列文來了!

什麼是 Inbox Zero?Inbox Zero 是一種主動整理收件匣的方法,找回整天被信箱通知分散的注意力,目的是終結 Email 拖延症,和擺脫雜亂無章又被塞爆的信箱。

這是 Inbox Zero(清空收件匣)的系列文第二篇,如果你剛訂閱此份電子報,非常歡迎你!可以先到這邊參考第一篇文章,稍微介紹我認識 Inbox Zero 的過程。

那,我們開始吧。

找出信箱髒亂的根源

首先進行信箱第 1 層斷捨離,使用 3 個步驟分類和剔除髒亂:

1. 取消訂閱已經連續三次未讀的電子報或新聞

說真的,有需要知道所有店家的優惠資訊嗎?減少折價誘惑,退訂各家電商平台電子報吧!

說真的,如果你連續三次都沒讀那份超讚的新聞,相信你之後也不會讀的,大膽地按下取消訂閱吧!

或是你可以更主動地整理電子報?

如果你是蘋果宇宙的使用者(Mac / iPhone...iPad),可以先參考這篇「電子報重度使用者的整理必殺技」,讓所有想訂閱的電子報都集中起來,下一期的 Inbox Zero 系列文也會介紹 Gmail 標籤,標籤那些超讚電子報,把它們都收服在資聊夾裡,不用退追。


​2. 固定時間檢查信箱,限制處理時間

例如早上 10:00 打開信箱,設定處理時間為半小時,時間到,關閉信箱,做別的正事。理想的時間是早上一次,下午一次,下班之後不要再看信。


​3. 更改電子郵件通知

設定只有檢查和處理時間有通知訊息,專心在限制的時間內處理郵件和回覆,全天候待機真的會身心俱疲。或是更狠一點,關閉所有桌面通知和手機通知。


處理郵件 5 個步驟

Inbox Zero 的提出者 Merlin Mann 在 2007 年 Google 演說 中提出一個重要概念「信箱不該是待辦清單」。

因此他整理出實現 Inbox Zero 的 5 個處理郵件的重要步驟,分別是刪除或封存(Delete or Archive)、指派(Delegate)、回應(Respond)、推遲(Defer)和動作(Do)

1. 刪除或封存(Delete or Archive)

先檢視標題,再問自己兩個問題,這封郵件需要採取任何動作嗎?或是有任何內容需要再回來查看?如果不確定,再點進郵件裡瀏覽內容,確認內容,再自問一次這兩個問題,如果答案都是否定,就立刻刪除或封存這封郵件。


小訣竅: 你可以選擇刪除你的郵件,但自從看過 Randy Pausch 的時間管理演說,從後,我從不刪除任何 Email,聽聽他怎麼說

2. 指派(Delegate)

你是處理這封郵件的正確人選嗎?還是其實是別人負責?請把這封郵件指派給正確的負責人,並交付清楚該做什麼具體的事、包含具體日期和具體時間。

想把事情做好,就不能對任務內容含糊不清。

If you want to get something done, you cannot be vague. - From “Time Management” by Randy Pausch

小訣竅: 如果你準確的知道誰能完成這項任務,不要把郵件同時轉傳給很多人,只要把信寄給一個人,甚至過分一點,你可以副本(CC)或是密件副本(BCC)給他的主管。

3. 回應(Respond)

盡你最快的速度回覆,用簡短的兩三行句子結束這封郵件。

使用 David Allen 的 GTD(Getting Things Done)兩分鐘法則,如果這件事情只花你兩分鐘,就立刻去做,不要再延遲和拖延。

4. 推遲(Defer)

你需要多久時間回覆這封信,超過兩分鐘? 這封信需要附件資料?需要和別人討論?

當無法快速回覆,回覆內容涉及第三方,或必須仔細閱讀內容,推遲這封信,把郵件貼上標籤,貼上「繼續追蹤」(Follow-up)、「等待回覆」(Waiting)、「稍後閱讀」(Read-through)。

5. 動作(Do)

除了快速回覆之外,對你的 Email 動起來!郵件有各種內容,例如會議的日期、地點等,那就動起來,把它加到月曆;如果是一個提醒事項,那就動起來,歸到待辦清單。

結語

以上就是 Merlin Mann 提出的 Inbox Zero 基礎架構,這個概念已經出現超過 15 年,該如何應用到現在的科技,下週將會介紹給你把 Gmail 設置為 Inbox Zero 的方法。

Have a great week! 我們下週見!

HuHu xx

🥰 這週遇到的酷東西

🍿 電影 - 勇闖世界 14 高峰:挑戰不可能

想知道全世界最有名的 14 座超過 8000 公尺的山峰嗎?想知道主角的團隊花了 7 個月挑戰這 14 座山峰嗎?喜歡山林的人絕不能錯過這部片。

📃 網路文章 - 距離成為「首度登頂 K2 的台灣人」只差 400 公尺,為何他們選擇撤退?登山的意義,從失敗談起 by 換日線

其實是先看了電影「勇闖世界 14 高峰:挑戰不可能」,才跑來查 K2 的文章,依稀記得有兩個台灣人(張元植跟呂忠翰)也挑戰攀登有殺人峰之稱的 K2 。

看到文中「台灣土地超過四分之三覆蓋山林」這句話,真是當頭棒喝,我就是那個對山很陌生,除了幾座有名的大山之外,叫不出其他台灣山岳的人。

記得前幾年在柏林語言學校的德文老師,興致勃勃地跟我說他想到台灣爬山,當時,我仍感受不到台灣山岳的魅力,直到前年被朋友推去眠月線之後,逐漸被山林吸引。

📖 書籍 - K2峰:天堂之門與雪巴人的故事

書中試圖拼湊 2008 年 K2 雪崩意外的樣貌,作者多次訪談和實地走訪,瞭解高地登山者實際的生活,描繪他們對山的敬畏,對山的響往。

💬 本週金句

自我才是最孤獨的荒野,而且永遠都在等你走到更深處。

From 沼澤女孩, by 迪莉婭.歐文斯

週一早餐讀什麼?

一週的忙碌又開始,先別急著厭世!
用杯咖啡的時間轉換心情,
讀讀Monday Goodies吧!

    每週一10:15直達你的信箱,我們下週見!