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實現 Inbox Zero 的實作:Gmail設定

7個步驟手把手帶你設定Gmail的Inbox Zero!

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哈囉咪那桑👋

週末過得好嗎?疫情一直升溫,大家要好好照顧自己喔😷

​這週是說好的 Inbox Zero 系列文回歸!

那,我們開始吧。

Inbox Zero 數位斷捨離

上次的 Inbox Zero 系列文 提過精簡信箱的方法,再複習一次↓

精簡信箱的 3 招

  1. 取消訂閱不常看的資訊(不曾打開過…)
  2. 每天只檢查最多兩次信箱,一早一晚
  3. 關閉手機和桌面通知

處理郵件的 5 個步驟

  1. 刪除或封存信件
  2. 指派給正確的負責人
  3. 簡短的兩三行句子快速回覆
  4. 貼上稍後閱讀的標籤
  5. 新增月曆事件、新增待辦事項

如果照著上面精簡信箱和處理郵件的方法,相信你已經大幅減少處理信件的時間和被信箱嚇到的狀況。

但就算辨識出髒亂的根源,取消訂閱許多促銷訊息和電子報,信箱還是被塞滿滿嗎?


這周的重點,Inbox Zero 實用設定來了!

Google 的資深品牌經理 Jeff Su 建議將信件分為 3 大類,需要跟進(Follow Up)、等待他人回覆(Waiting)、稍後閱讀詳細內容(Read Through)。

我自己多加一個「重要」的標籤,設定為最緊急需要處理的事件。

透過 7 個簡單步驟設定 Gmail 版的 Inbox Zero

大前提是以下步驟全部都在設定中進行,如何打開【設定】?點擊右上角的齒輪圖示,點擊【查看所有設定】。

1. 啟用自動推進

【進階】> 自動推進 > 啟用

2. 前往下一個較新的會話群組

【一般設定】> 自動推進 > 封存、刪除、略過會話群組後的動作:前往下一個(較新的)會話群組

3. 開啟鍵盤快速鍵

【一般設定】> 鍵盤快速鍵 > 開啟鍵盤快速鍵


4. 新增標籤

【標籤】> 建立新標籤 > 新增 3 個標籤

  1. 跟進
  2. 等待
  3. 待讀

5. 設定多個收件匣

【收件匣】> 收件匣類型 > 多個收件匣

6. 設定多重收件匣分類夾

  1. 分類夾1:|is:important|重要
  2. 分類夾2:|l:跟進|行動項目
  3. 分類夾3:|l:等待|等待回覆
  4. 分類夾4:|l:待讀|稍後待讀

【多重收件匣位置】> 收件匣右側

7. 不要顯示標記

【重要性標記】> 不要顯示標記


One More Thing

如果覺得上面的設定太複雜,還沒有痛定思痛的想一次做好,來跟你分享一個偷吃步。

申請另一個信箱

減少主要信箱的擁擠,申請一個替代信箱,用來查看相對不急的資訊,例如訂閱不常看的電子報,或是接收促銷訊息等。

平日只要檢查主要信箱,每周選一天成為你的數位放空日,選定那天看替代信箱。

結語

最近真是缺乏動力寫作,但就像一個好朋友說的「不用有壓力!沒靈感的時候不用寫啊。」就變得沒那麼焦慮了。

Have a great week! 我們下週見!

HuHu xx

🥰 這週遇到的酷東西

📃 網路文章 - 想離開先寫完稿!日本趕稿咖啡廳大受歡迎 by DQ 地球圖輯隊,一個沒有趕稿壓力不准踏入的聖殿,或許覺得自己有難以完成的任務,可以創造屬於一個神聖領域,沒寫完多少字不能出來,沒寫完幾頁不准出來,force yourself to start.

💬 本週金句

About 99% of the time, the right time is right now.

From 103 Bits of Advice I Wish I Had Known by Kevin Kelly

週一早餐讀什麼?

一週的忙碌又開始,先別急著厭世!
用杯咖啡的時間轉換心情,
讀讀Monday Goodies吧!

    每週一10:15直達你的信箱,我們下週見!