實現「信箱歸零」：Gmail 篇

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哈囉咪那桑👋

週末過得好嗎？疫情一直升溫，大家要好好照顧自己喔😷這週是說好的「信箱歸零」系列文回歸！

那，我們開始吧。

數位斷捨離：信箱歸零（Inbox Zero）

上次的 信箱歸零系列文 提過精簡信箱的方法，再複習一次。

精簡信箱的 3 招

• 取消訂閱不常看的資訊（不曾打開過…）
• 每天只檢查最多兩次信箱，一早一晚
• 關閉手機和桌面通知

處理郵件的 5 個步驟

• 刪除或封存信件
• 指派給正確的負責人
• 簡短的兩三行句子快速回覆
• 貼上稍後閱讀的標籤
• 新增月曆事件、新增待辦事項

​如果照著上面精簡信箱和處理郵件的方法，相信已經大幅減少處理信件的時間和被信箱嚇到的狀況。但就算辨識出髒亂的根源，取消訂閱促銷訊息和電子報，信箱還是被塞滿滿嗎？

這周的重點，Inbox Zero 實用設定來了！

Google 的資深品牌經理 Jeff Su 建議將信件分為 3 大類，需要跟進（Follow Up）、等待他人回覆（Waiting）、稍後閱讀詳細內容（Read Through）。

我自己多加一個「重要」的標籤，設定為最緊急需要處理的事件。

Gmail 信箱歸零的 7 個簡單步驟

大前提是以下步驟全部都在設定中進行，如何打開【設定】？點擊右上角的齒輪圖示，點擊【查看所有設定】。

1. 啟用自動推進

【進階】> 自動推進 > 啟用

2. 前往下一個較新的會話群組

【一般設定】> 自動推進 > 封存、刪除、略過會話群組後的動作：前往下一個（較新的）會話群組

3. 開啟鍵盤快速鍵

【一般設定】> 鍵盤快速鍵 > 開啟鍵盤快速鍵

4. 新增標籤

【標籤】> 建立新標籤 > 新增 3 個標籤

1. 跟進
2. 等待
3. 待讀

5. 設定多個收件匣

【收件匣】> 收件匣類型 > 多個收件匣

6. 設定多重收件匣分類夾

1. 分類夾1:｜is:important｜重要
2. 分類夾2:｜l:跟進｜行動項目
3. 分類夾3:｜l:等待｜等待回覆
4. 分類夾4:｜l:待讀｜稍後待讀

【多重收件匣位置】> 收件匣右側

7. 不要顯示標記

【重要性標記】> 不要顯示標記

One More Thing

如果覺得上面的設定太複雜，還沒有痛定思痛的想一次做好，來跟你分享一個偷吃步「申請另一個信箱」！減少主要信箱的擁擠，申請一個替代信箱，用來查看相對不急的資訊，例如訂閱不常看的電子報，或是接收促銷訊息等。

平日只要檢查主要信箱，每周選一天成為你的數位放空日，選定那天看替代信箱。

​結語

最近真是缺乏動力寫作，但就像一個好朋友說的「不用有壓力！沒靈感的時候不用寫啊。」就變得沒那麼焦慮了。

Have a great week! 我們下週見！

Hu xx

這週遇到的酷東西

網路文章 - 想離開先寫完稿！日本趕稿咖啡廳大受歡迎 by DQ 地球圖輯隊，一個沒有趕稿壓力不准踏入的聖殿，或許覺得自己有難以完成的任務，可以創造屬於一個神聖領域，沒寫完多少字不能出來，沒寫完幾頁不准出來，force yourself to start.

本週金句

About 99% of the time, the right time is right now.

From 103 Bits of Advice I Wish I Had Known by Kevin Kelly