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每週回顧的一鍵指南

一秒導覽

哈囉咪那桑👋新年快樂,美麗的一週開始囉,早安!

台中的陽光真是太無敵了,每次回來放空曬曬太陽就覺得好滿足。曬曬太陽最棒的是,原本三秒入睡的我,更是沾床即眠,被子一蓋上就昏迷。

為什麼睡得這麼好,除了曬太陽的幫助之外,心無罣礙也是一個原因,當腦子不斷高速運轉或是胡思亂想,一定會影響睡眠。為了睡得更好,我會在睡前半個小時寫寫日記,週日晚上也會寫寫每週回顧的三個關鍵問題,如上週提到的「每週回顧的心靈篇」:

  • ⭐ 這星期的亮點、勝利是什麼?
  • 🙁 這星期遇到的挫折是什麼?從中學到什麼?
  • 🚀 下星期想投入在什麼事情上?

其實經由三個問題的輕量回顧,能讓你更了解想努力的目標,複製前一週感到快樂、充實的經驗,修正不喜歡的事件和想法。除了利用三個問題淨空心靈和鼓舞自己,我在生活上遇到另一大壓力,就是應對數位科技的方便,在這樣的方便下帶來的焦慮和干擾。

今天想和你聊聊每週回顧的第二件事情「每週回顧的數位篇」。

無可避免,每個人每天都需要使用數位產品,手機、電腦等裝置上 App 或是服務。時間一拉長,檔案、資料累積越多,越無從整理起。正當我也深受其擾時,我看到 Tiago Forte 的一篇文章 The One-Touch Guide to Doing a Weekly Review(每週回顧的一鍵指南),Forte 把每週回顧縮減成只做五種數位資料的整理,最高原則就是所有檔案或是資料只碰一次。

這個方法大幅降低我每週回顧的時間和精力,包含五大項目的檢查和歸檔—Email、月曆、桌面和下載資料夾、筆記、待辦事項,方法如下:

每週回顧的一鍵指南

Randy Pausch 曾說過時間管理秘訣之一:每張紙只碰一次。
Photo by Majed Khan / Unsplash

Email(2 分鐘)

✅ 清空收件匣、建立新任務和筆記。

❌ 注意:不要被吸入 Email 黑洞中,記住每封信只碰一次,選擇封存或是分類,再建立任務、筆記。

💡 檢查 Email 可以參考我先前討論「信箱歸零」的三篇文章,讓 Gmail 信箱不再亂亂的。

或是看看高效 YouTuber 的 Jeff Su 如何設定 Inbox Zero 影片。

月曆(5 分鐘)

✅  查看過去兩週和未來四週的日期,以便在任務管理 App 中新增後續任務。

❌ 注意:不要太糾結每個時間區塊的完美運用,生活隨時都有可能變動,重點在快速瀏覽月曆,檢查有沒有重要的活動,如會議或是生日需要先準備什麼。

電腦桌面和下載資料夾(3 分鐘)

✅  檢查桌面和下載資料夾、清空資源回收桶。

❌ 注意:不要到最後什麼都沒刪掉,記住一個原則,思考之後什麼時候還會用到這項資料?

  • 幾天內 → 移動到使用的資料夾
  • 三年後 → 封存歸檔
  • 其餘刪掉

筆記(15 分鐘)

✅  檢查所有快速捕捉的筆記本、建立新任務和歸檔。

待辦事項(5 分鐘)

✅  整理從上面四個步驟新增的行動任務,決定每項任務的下一步行動是什麼,優先排序是什麼,屬於哪個專案或是領域。

以上五種數位資料的整理就是 Forte 的每週回顧。


我認為每週回顧能幫助你了解過去、珍惜現在,和對未來感到希望。

透過 Forte 的方法可以幫助我們更好的追蹤工作進度,思考過去一週的收穫和問題,並計劃未來一週的方向。我也把每週回顧加入理想平凡一週的時間區塊中,可以從這邊看看什麼是「理想平凡一週」。

只要花 30 分鐘,就可以完成一次數位斷捨離,從龐雜的雜務中逃脫,希望你喜歡「每週回顧的數位篇」。

重要的是要記住,最終行動勝於雄辯。

Have a great week!

保持暖活😉我們下週見!

咖灰狐 xx

🥰 這週遇到的酷東西

🎬 YouTube - IKEA 超輕量登山包 by Richard Cheng,超級土炮製作的輕量登山包,在登山大小事的臉書社團看到,沒想到版友也有人真的做出來,超酷。

💬 本週金句

咸其自取 ——《莊子 - 內篇 - 齊物論》